Отрасль
Строительство, аренда и оснащение ледовых арен.
Задача
Систематизировать работу отделов продаж, дизайна и производства.
Результат
✅ Автоматизировали ведение сделок;
✅ Оцифровали работу над проектами;
✅ Команда общается в Битрикс24;
✅ Интегрировали телефонию;
✅ Интегрировали почту.
✅ Оцифровали работу над проектами;
✅ Команда общается в Битрикс24;
✅ Интегрировали телефонию;
✅ Интегрировали почту.
| Год | 2023 |
|---|---|
| Инструмент | Битрикс24 |
Экспозиция
О заказчике
Группа компаний «Ледовый Сервис» занимается строительством, арендой и оснащением ледовых катков и арен по всей России и странам СНГ. Все ледовые катки создаются «под ключ»: от концепции и проектирования до строительства, полного обслуживания и последующего демонтажа. Ледовый Сервис создает как типовые, так и уникальные проекты любого масштаба.
Как работали раньше
Несмотря на то, что компанию уверенно можно назвать одним из лидеров своего рынка, в продажах и текущих вопросах долгое время царила путаница, которую приходилось преодолевать за счет личной инициативы, ответственности и профессионализма коллектива компании.
Две характерные черты компании – высокая сезонность и большие суммы контрактов. В отсутствие учета менеджеры продаж работали «на глазок», и в сезон, когда нагрузка повышалась в десятки раз, некоторые заявки просто выпадали из видимости и терялись. При этом у руководства не было инструментов, чтобы увидеть такие заявки и принять меры – более того, никто не знал даже точного количества поступающих запросов, а контактные данные клиентов оседали у отдельных менеджеров.
Обработка заявок тоже проходила не без проблем. Сотрудники зачастую не вполне понимали свою зону ответственности по тому или иному обращению. То же относилось и к проектам, уже взятым в работу – у руководства не было возможности мониторить ход работ над проектами «с высоты птичьего полета» и проводить какую-либо аналитику.
Перечисленные проблемы тормозили развитие компании, приводили к упущенной прибыли и операционным потерям. Требовались перемены!
Реализация
1. Описали рабочий процесс
Первым делом мы провели предпроектное интервью – специальное мероприятие, в ходе которого мы подробно опросили руководителя проекта со стороны Ледового Сервиса о всех нюансах работы с момента первого контакта с клиентом до завершения проекта.
Схема бизнес-процесса, которую мы подготовили для Ледового Сервиса.
По итогам интервью мы подготовили схему бизнес-процесса. Это ключевой этап проекта по внедрению, который показывает как подрядчику, так и заказчику общую картину работы компании и позволяет соединить видение сторон в одно каноническое описание. Это описание и становится основной для будущей настройки системы.
2. Импортировали данные в Битрикс24
Следующим этапом мы произвели импорт данных о клиентах и проектах, файл с которыми для нас подготовили коллеги, в Битрикс24.
Каждый контрагент имеет собственную карточку со всей необходимой информацией о нем, а найти нужного человека или организацию можно за пару секунд.
В результате импорта у руководства впервые появилась возможность увидеть все базы менеджеров (по крайней мере, ту их часть, которую удалось достать при подготовке файла) в едином интерфейсе.
3. Объединили коммуникации
Телефония
Чтобы в дальнейшем менеджерам не нужно было переносить вручную клиентов и историю общения с ними, мы интегрировали с системой корпоративные коммуникации.
Первым делом мы подключили облачную АТС Билайн. Интеграционным модулем этой телефонии предусмотрена возможность работать в привычном интерфейсе и выполнять все действия, которые сотрудники привыкли выполнять при работе с телефонией ранее, но при этом все звонки автоматически фиксируются в CRM.
Информация о каждом звонке хронологически подкрепляется к карточке клиента и его активной заявки.
Из звонков создаются сделки, в которых уже есть запись разговора с данным клиентом. Сотрудникам больше не нужно вспоминать о том, что необходимо перезвонить клиенту, дать обратную связь или обработать тот или иной звонок.
В карточке сделки фиксируется статус звонка; можно поставить напоминание о том, что клиенту необходимо перезвонить. При этом все повторные звонки с клиентом попадают в уже созданную карточку, что дает полную картину общения с клиентом, хранимую в едином формате в Битрикс24.
Почта
В Битрикс24 предусмотрен полноценный почтовый клиент – именно к нему мы подключили основную почту компании, на которую приходит основная часть коммерческих запросов.
Доступ к почте из одного окна настроен сразу для нескольких ответственных сотрудников, им не нужно выдавать логин и пароль. Создать новую заявку в CRM из письма можно в один клик.
4. Вывели продажи из тени
Процесс продаж
Схема бизнес-процесса, согласованная нами на первом этапе, легла в основу конечных настроек системы:
- Заявки поступают из каналов коммуникаций, а также по результатам выставок или вступления в тендеры, после чего регистрируются сотрудниками в CRM;
- После первичной квалификации, качественные запросы переходят к коммерческому предложению, к ходу подготовки которого с помощью инструментов Битрикс24 в несколько нажатий подключается целая проектная команда;
Как и звонки с переписками, выполняемые в заявке задачи отображаются хронологически.
- После согласования условий ответственные сотрудники готовят и согласовывают документальное сопровождение сделки прямо в карточке;
- В момент запуска в работу в Битрикс24 создается Проект со всеми необходимыми команде инструментами для организации совместной работы над объектом и контроля сроков: постановкой задач, хранением файлов, планированием встреч и календарем, чатом сотрудников;
- Карточка сделки при этом не закрывается и ведется менеджером вплоть до оплаты финального счета и подписания закрывающих документов.
Благодаря инструментам Битрикс24 для совместного управления проектами работа компании стала прозрачнее, быстрее и удобнее.
Преимущества работы в CRM Битрикс24
Фиксировать данные без системы управления – неудобный и неблагодарный процесс. Как правило, информацию записывают в заметках на телефоне или на бумаге, что нередко это заканчивается потерей заявки, а после длительного перерыва, например, отпуска, вернуться в контекст проекта и выбрать правильный план действий и вовсе бывает невозможно.
В CRM Битрикс24 информация хранится в структурированном виде и едином формате; контакты, компании и заявки связаны друг с другом. Битрикс24 не позволит сотруднику потерять продажу и напомнит о необходимом действии на каждом этапе работы над проектом, вплоть до его завершения.
Благодаря ленте событий каждой заявки, восстановление контекста проекта занимает несколько минут – достаточно просто ознакомиться с хронологией обсуждений, документов и комментариев коллег. Это позволяет не растеряться даже в случаях, когда клиент связывается спустя полгода или год после первоначального общения.
В конечном итоге Битрикс24 начинает помогать вашим сотрудникам работать без вмешательства руководства: напоминает о запланированных делах и хранит всю нужную информацию для их выполнения. Сотруднику не нужно вспоминать, что же ему делать сегодня, потому что система сама подскажет ему об этом, что значительно ускоряет работу, делает ее более точной и эффективной.
Итоги проекта
Благодаря пониманию потребностей руководством, его крайне ответственному отношению и качественной обратной связи, мы смогли реализовать проект в очень короткие, в сравнении с масштабом, сроки.
Битрикс24 имел трансформационный эффект для компании: впервые полный рабочий цикл представил перед глазами сотрудников во всем своем блеске и со всеми недостатками, над которыми стало возможно работать в системной манере.
✅ Работы по проектам фиксируются в удобном интерфейсе и едином виде;
✅ Информация о звонках и письмах клиентов хранится в CRM;
✅ Задачи сотрудникам ставятся и наглядно контролируется в системе;
✅ Контроль сроков выполнения задач и проектов стал значительно удобнее;
✅ Стало возможным быстро погрузиться в проект без необходимости онбординга;
✅ Сотрудники понимают свою роль в каждом процессе;
✅ Система помогает сотрудникам фокусировать свое внимание на важном;
✅ Команда общается по рабочим вопросам с помощью удобных инструментов Битрикс24.
✅ Информация о звонках и письмах клиентов хранится в CRM;
✅ Задачи сотрудникам ставятся и наглядно контролируется в системе;
✅ Контроль сроков выполнения задач и проектов стал значительно удобнее;
✅ Стало возможным быстро погрузиться в проект без необходимости онбординга;
✅ Сотрудники понимают свою роль в каждом процессе;
✅ Система помогает сотрудникам фокусировать свое внимание на важном;
✅ Команда общается по рабочим вопросам с помощью удобных инструментов Битрикс24.
Статью готовил Денис Чистеев
Отзыв
“Мы заметили значительное улучшение в работе нашей команды”
Павел Борисович Слепнев, генеральный директор ГК “Ледовый Сервис”
С момента внедрения системы Битрикс мы заметили значительное улучшение в работе нашей команды. Процессы стали более автоматизированными, задачи структурированы и отслеживаются более эффективно, а коммуникация между нашими сотрудниками значительно улучшилась. В результате мы смогли более эффективно распределять время и ресурсы.
Хотелось бы особо отметить ваше внимание к деталям и гибкий подход к нашим требованиям. Ваша команда проявила глубокое понимание наших бизнес-процессов и предложила индивидуальные решения, которые идеально соответствовали нашим потребностям. Ваш профессионализм и ответственный подход к работе заслуживают высших похвал. Мы искренне благодарим вас за вашу вовлеченность в проект и высокий уровень сервиса. Работа с вами была приятным и плодотворным опытом!
Хотите такой же результат?
Внедрим систему в вашей компании и найдем упущенную прибыль.
