![](https://atira.ru/wp-content/uploads/2023/04/bioprime-case.jpg 1600w, https://atira.ru/wp-content/uploads/2023/04/bioprime-case-300x239.jpg 300w, https://atira.ru/wp-content/uploads/2023/04/bioprime-case-1024x817.jpg 1024w, https://atira.ru/wp-content/uploads/2023/04/bioprime-case-768x612.jpg 768w, https://atira.ru/wp-content/uploads/2023/04/bioprime-case-1536x1225.jpg 1536w)
✅ Автоматизировали расчеты и ТКП;
✅ Интегрировали коммуникации;
✅ Интегрировали сайт;
✅ Интегрировали 1C.
Год | 2023 |
---|---|
Инструмент | Битрикс24 |
Экспозиция
О заказчике
Научно-производственное предприятие «Биопрайм» – один из крупнейших отечественных производителей емкостного оборудования из стеклокомпозита и стали.
В состав предприятия входит три завода, способных комплексно удовлетворить потребности в наружном водопроводе, канализации и организации строительной площадки для любого объекта.
«Биопрайм» удалось собрать сильную команду: конструкторы, технологи и проектировщики компании быстро и профессионально решают наиболее комплексные инженерные проблемы.
До начала работы
Сотрудники компании ежедневно обрабатывают очень серьезный объем входящих обращений, производя по каждому целый комплекс изысканий, включая индивидуальный расчет и подготовку ТКП.
До обращения к нам сотрудники полагались в этом процессе, в первую очередь, на электронную почту. По мере роста масштаба бизнеса это начало становиться большей и большей проблемой: издержки и потери росли пропорционально росту нагрузки, начала теряться управляемость.
С первого дня нашего знакомства в руководстве компании чувствовались внутренние силы и уверенность – последние несколько лет были очень успешным для «Биопрайм», и в этом контексте цифровое внедрение рассматривалось как еще один логичный и даже тривиальный шаг в развитии компании. От нас, как от подрядчиков, необходимо было этому не помешать, реализовав все подготовленные требования.
Такой уровень ожиданий – это всегда вызов, но вызов здоровый. Именно такие проекты мы ищем и любим больше всего, так как мы чувствуем максимальную отдачу от своей работы и растем профессионально.
Мы подошли к столь ответственному проекту готовыми – проекты подобной специфики можно смело назвать нашей сильной стороной и зоной экспертизы.
Целями, поставленной перед нами на первом этапе внедрения, стали оцифровка продаж и автоматизация учета расчетных процессов, включая подготовку ТКП, создание конструкционных листов и сопроводительной документации.
Реализация
1. Привели к единому знаменателю описание процессов
Каждое внедрение мы начинаем с подготовки текстово-графического описания того процесса, который взят в работу. Первым этапом такой подготовки становится предпроектное интервью – специальная совместная встреча, на которой мы вместе с заказчиком устно обсуждаем процесс во всех подробностях.
Нередко к этому моменту клиентом уже подготовлены какие-нибудь материалы: блок-схемы, текстовые документы, таблицы и протоколы совещаний. Они становятся отличной отправной точкой для работы и структурируют обсуждение. «Биопрайм» тоже пришли не с пустыми руками: прежде чем приступать к работе, мы ознакомились с целой стопкой блок-схем и заметок.
![](https://atira.ru/wp-content/uploads/2023/03/nppbfragment.png 600w, https://atira.ru/wp-content/uploads/2023/03/nppbfragment-300x104.png 300w)
Фрагмент одной из схем, подготовленных в «Биопрайм». Уже есть что прочитать и обсудить, но еще недостаточно для того, чтобы что-либо оцифровывать и автоматизировать.
За ознакомлением последовало и обсуждение – на встрече проектной команды с ключевыми лицами «Биопрайм» мы совместно перечитали все документы, дополнив картину деталями и составив полноценное представление о процессе.
2. Разработали архитектуру
Как и ожидалось, процесс оказался сложным: разработка и производство инженерных коммуникаций всегда состоит из большого количества этапов и подэтапов с множеством действующих лиц в каждом из них.
Опираясь на наши наработки, проверенные практикой схожих проектов, мы задались целью максимального упрощения реализации в той мере, в которой это в принципе возможно.
Подобная инициатива – это всегда обоюдоострый меч, так как цифровую систему, при всем желании, невозможно сделать проще процесса, которым она управляет. Тем не менее, нам удалось достигнуть своей цели.
![](https://atira.ru/wp-content/uploads/2023/03/bioprime-bpmn.png 4096w, https://atira.ru/wp-content/uploads/2023/03/bioprime-bpmn-300x40.png 300w, https://atira.ru/wp-content/uploads/2023/03/bioprime-bpmn-1024x138.png 1024w, https://atira.ru/wp-content/uploads/2023/03/bioprime-bpmn-768x103.png 768w, https://atira.ru/wp-content/uploads/2023/03/bioprime-bpmn-1536x206.png 1536w, https://atira.ru/wp-content/uploads/2023/03/bioprime-bpmn-2048x275.png 2048w)
Итоговая схема процесса. После согласования мы подготовили задание на настройку на её основе.
Первым делом мы определились с базовой архитектурой, сведя её к использованию двух модулей: штатные «Сделки» и дополнительные «Расчеты», созданные на базе модуля «Смарт-процессы».
Самое сложное и муторное для пользователей в подобной многомодульной структуре – это взаимодействие между модулями. Чтобы решить эту проблему, мы придумали универсальную функцию «Отправить на расчет», по нажатию кнопки создающую привязанный к основной заявке элемента модуля «Расчеты» с автоматическим переносом в него всех необходимых данных.
«Универсальность» функции выразилась в том, что при запуске он не требует ввода никаких параметров – система сама ознакамливается с параметрами конкретной заявки и подбирает документу правильный маршрут. К примеру, если сделка находится в стадии «Расчет ТКП», заявке на расчет присваивается соответствующее свойство с дальнейшим направлением ответственному сотруднику.
При этом техническому специалисту ничего нажимать уже не требуется – ему достаточно завершить расчет как успешный (система даст это сделать только в случае, если к карточке подкреплен файл с итогами), после чего менеджеру придет уведомление и автоматическое задание на дальнейшую обработку.
Таким образом, нам удалось свести весь процесс передачи заявки между отделами к одному нажатию – удачная находка, которая, как показала практика, сильно облегчила жизнь сотрудникам «Биопрайм» после начала эксплуатации системы.
3. Подключили коммуникации
Параллельно с архитектурными проблемами, мы решали и технические, в том числе:
- Интегрировали заявки с сайта на Tilda;
- Подключили телефонию Мегафон;
- Настроили интеграцию с сквозной аналитикой Calltouch;
- Настроили интеграцию 1С через «1С:Бэкофис».
Карточки заявок аккумулирует в себе всю необходимую информацию: действия сотрудников, записи звонков, историю расчетов и документов. При этом сделки и расчеты к ним разделены, и технологи не видят коммерческую часть.
4. Подготовили систему к работе
Удачная архитектура требует удачной реализации. Закончив с проектированием, мы принялись за дело – создали необходимые элементы и автоматизации, настроили права доступа.
Три главных модуля проекта: в Лидах происходит первичная квалификация поступающих обращений; в Сделках ведется полный учет жизненного цикла заказа; в Расчетах технологи сопровождают заявку всем необходимым.
Пока мы готовили систему, в «Биопрайм» сгорали от нетерпения: хотелось как можно скорее начать работу в системе, картина которой уже ясно сформировалась перед глазами.
Мы отрекомендовали это делать, так как преждевременный «пуск» работы сотрудников с системой несет в себе риски срыва пуско-наладки из-за незавершенности настроек и отсутствия обучения: они начинают неправильно вносить данные, менять настройки и сбивать себя с толку.
После завершения настроек мы пригласили сотрудников на портал и подготовились запускать систему. Как оказалось, нам предстоял самый сложный этап во всем проекте: концепции, легко принятые в фазе проектирования, встретили серьезное сопротивление в первые недели использования программы. В волне последовавших правок мы оказались меж двух огней: с одной стороны, для нас было важным отстоять ключевую архитектуру и не дать критически усложнить её избыточными доработками, с другой, был необходим компромисс.
Ситуация усугубилась тем, что компания приняла решение отказаться от обучения работе в системе: руководство посчитало, что сможет справиться своими силами.
В конечном итоге компромисс мы все-таки нашли, а спустя несколько недель обратная связь и вовсе резко изменилась: на дистанции система показала себя с лучшей стороны, и все основные цели, поставленные перед нами на старте проекта, были достигнуты.
Итоги проекта
✅ Оцифрованы продажи и учет заказов;
✅ Автоматизированы расчеты и ТКП;
✅ Интегрированы коммуникации, 1C и сайт;
✅ Менеджеры и техническая команда работают в Битрикс24.
Спустя полгода после запуска, Битрикс24 прочно вошел в повседневную жизнь компании. Среди прочего, благодаря автоматизации стала возможна акция «ТКП за 1 час», размещенная на сайте bioprime.ru – теперь все желающие могут получить индивидуальный расчет по своему запросу с беспрецедентной скоростью.
На этом развитие системы не заканчивается, и уже на самое ближайшее будущее компанией «Биопрайм» запланирована оцифровка новых направлений и бизнес-процессов.