Отрасль
Сеть частных музыкальных школ.
Задача
Автоматизировать работу с учениками, расписанием, абонементами и оплатами.
Результат
Успешно автоматизированы в Битрикс24:
✅ Продажи и работа с лидами;
✅ Учет посещаемости;
✅ Балансы занятий в абонементах;
✅ Заморозки абонементов;
✅ Расчеты возвратов;
✅ Учет кассовых операций.
✅ Продажи и работа с лидами;
✅ Учет посещаемости;
✅ Балансы занятий в абонементах;
✅ Заморозки абонементов;
✅ Расчеты возвратов;
✅ Учет кассовых операций.
| Год | 2023 |
|---|---|
| Инструмент | Битрикс24 |
Экспозиция
О заказчике
Сеть школ музыки SPMUSIC — проводник в мир музыкальных традиций и инноваций. SPMUSIC специализируется на обучении людей всех возрастов, а также людей, которые никогда раньше не занимались музыкой.
В рамках сети в Санкт-Петербурге действует 5 филиалов. Помимо этого, Школа проводит и удаленные занятия.
Как работали раньше
До знакомства с нами Школа прошла большой путь цифровизации и автоматизации: была реализована своя собственная, самописная CRM-система с функцией календаря. В какой-то момент руководство Школы приняло решение двигаться дальше – уже имевшийся в системе функционал перестал отвечать повседневным требованиям, а его дальнейшее развитие и доработки рисковали быть непомерно дорогими в реализации.
Изначально Школа заказала предпроектное исследование в другой компании. Полученные наработки устроили заказчика, но с подрядчиком не удалось сойтись в цене, после чего начался поиск альтернатив – этой альтернативой в конечном итоге и стали мы.
Реализация
1. Провели дополнительное исследование
Несмотря на то, что до начала работы с нами Школа провела полноценный раунд предпроектных изысканий с другим подрядчиком, мы быстро поняли, что без традиционного предпроектного интервью мы не обойдемся: дав старт проекту с совместного чтения ранее подготовленных блок-схем, мы сразу же увидели, что многое в них уже утратило актуальность, и команда Школы изменила свой взгляд на значительные части своих процессов.
По результатам предпроектного интервью, в рамках которого мы прочитали и обсудили уже созданные блок-схемы, мы подготовили свою схему в нотации BPMN.
После нескольких раундов обсуждений и дополнений теперь уже нашего документа, мы выделили ключевые необходимые функции и были готовы двигаться дальше.
2. Перенесли данные клиентов
Стандартный, но от этого не менее простой этап внедрения цифровой системы – перенос клиентских данных. За 12 лет работы Школа накопила ощутимый массив в несколько десятков тысяч записей.
Только их сбор и приведение в порядок заняли у Школы несколько недель, причем после первой загрузки выяснилось, что в документе содержалась фатальная ошибка, из-за которой все данные в таблице «съехали» вниз, став неверными. Обсудив возникшую ситуацию, мы пошли навстречу и провели повторный импорт.
Справочник клиентов позволяет быстро найти нужную запись, воспользовавшись окном поиска. В каждой карточке регистрируется всё общение с клиентом и полная история покупок и посещений.
3. Интегрировали коммуникации
Следующим этапом мы подключили телефонию Манго Телеком, социальные сети (Instagram, VK) и мессенджеры (Telegram, WhatsApp) к Битрикс24, а также интегрировали сайт на Tilda. Теперь абсолютно все коммуникации, от звонков до сообщений и заявок на сайте стали регистрироваться в CRM, а история общения автоматически подкрепляется к карточке клиента. Удобно!
Лента событий в правой части карточки контактов позволяет ознакомиться со всей историей работы с клиентом, будь то чат в социальной сети, звонок, комментарий сотрудника или событие в абонементе.
4. Реализовали систему учета абонементов
Самый главный этап проекта: перед нами стояла задача «пересобрать» учетную систему Школы, взяв лучшее от старой самописной CRM и переложив это на Битрикс24 с помощью имеющихся в нем no-code инструментов.
Первым делом мы определились с цифровой архитектурой. Её составными частями стали:
- Лиды CRM Битрикс24 в качестве способа регистрации первичных обращений для консультации и записи на пробные занятия;
- Сделки Битрикс24 в качестве способа ведения учета абонементов, приобретаемых и используемых учениками для посещения музыкальных уроков;
- Смарт-процесс «Занятия» для учета фактически посещенных и пропущенных занятий;
- Список «Баланс занятий» для контроля пополнений и списаний занятий из абонементов;
- Список «Кассовые операции» для учета разницы между оплаченными и полученными учеником услугами (при оплате разница увеличивается в большую сторону, а при посещении занятия – в меньшую).
Ключевые интерфейсы системы: Календарь для работы с записями, карточка Сделки для полного управления абонементом и реестр кассовых операций для учета поступающих денежных средств.
Учет занятий
Использовав функционал Смарт-процессов, мы настроили реестр посещений, который автоматически генерирует запись для каждого запланированного урока, а также регистрирует их с дальнейшим списанием из баланса абонемента.
Календарь занятий
Прибегнув к дополнительным решениям с Битрикс24.Маркет, мы реализовали доработку, автоматически создающую календарное событие в нужном филиале, соответствующее занятию. Это позволяет администраторам эффективно работать с бронированиями времени, подтверждая их по мере необходимости.
Баланс абонемента
Для того, чтобы поставить ученика в расписание, необходимо принять от него оплату. Учет такого принятия делается в системе в пару нажатий – после введения нужных данных система автоматически начисляет деньги на баланс абонемента.
При этом абонемент можно также и «провести» – в этом случае стоимость абонемента спишется с баланса, уравняв его обратно до нуля, при этом счетчик уроков, доступных ученику для прохождения, пополнится. Кроме того, функция проведения автоматически считывает свойства приобретенной услуги и вносит в Сделку информацию о сроке его действия и количестве дней заморозки.
Возвраты
Нередкой ситуацией являются возвраты – ученики приобретают абонементы на долгий срок, и затем по той или иной причине меняют свое решение. Из-за особенностей перерасчета стоимости занятий при возврате (фактически посещенные уроки рассчитываются по полной, а не льготной, стоимости, и вычитаются из общей суммы на возврат) до начала работы с Битрикс24 администраторам приходилось рассчитывать сумму самостоятельно, с помощью калькулятора, что приводило к ошибкам и тратило много времени.
Теперь этого не требуется – достаточно нажать одну кнопку и заполнить причины возврата, после чего система рассчитает сумму автоматически.
Заморозка
Еще один частый сценарий – заморозка абонемента, при которой ученик может на время приостановить занятия (например, из-за отпуска), не лишившись оставшихся занятий и дней для их посещения.
Мы реализовали функции заморозки и разморозки абонемента – в обоих случаях процесс запускается одним нажатием и позволяет эффективно поддерживать абонементы актуальными.
5. Подготовили документацию
Безусловно, столь мощный и разнообразный функционал трудно освоить и использовать без аннотации. В связи с этим мы подготовили подробную инструкцию, описав все основные возможности системы.
Документация помогает быстро «включить» нового сотрудника в работу с системой.
Итоги проекта
Спустя более чем полгода после запуска Битрикс24 прижился и обрел свое прочное место в жизни Школы. Мы продолжаем поддерживать связь со Школой и планировать дальнейшее развитие системы.
Успешно автоматизированы в Битрикс24:
✅ Продажи и работа с лидами;
✅ Учет посещаемости;
✅ Балансы занятий в абонементах;
✅ Заморозки абонементов;
✅ Расчеты возвратов;
✅ Учет кассовых операций.
✅ Учет посещаемости;
✅ Балансы занятий в абонементах;
✅ Заморозки абонементов;
✅ Расчеты возвратов;
✅ Учет кассовых операций.
Хотите такой же результат?
Внедрим систему в вашей компании и найдем упущенную прибыль.
