О клиенте
Центр проводит индивидуальные и групповые занятия для детей с задержками речевого и психического развития.
Задача
Оцифровать запись детей на занятия, автоматизировать процесс повторной записи.
| Сайт клиента | vk.com/zaitseva_center/ |
|---|---|
| Год | 2021 |
| Инструменты | Битрикс24, ВАТС Билайн |
Экспозиция
О заказчике
Речевой центр Эльвиры Зайцевой проводит нейропсихологические и логопедические занятия для детей в Татарстане, а также консультирует их родителей. Сейчас в сети работает 3 центра и детский сад с общим штатом около 40 человек.
Как работали раньше
До внедрения Битрикс24 запись велась двумя способами: в бумажной записной книге и файле Excel. Каждый администратор вёл запись по-своему, единой базы клиентов не было. Для общения с клиентами по телефону использовалась мобильная связь.
Реализация
Ведение базы детей и родителей
В начале внедрения мы столкнулись со сложностью — хотя нам необходимо вести базу записи детей на услуги, клиентами в коммерческом смысле являются родители. При этом родители и дети должны быть связаны между собой: у ребёнка может быть несколько опекунов, а у родителя — несколько детей, посещающих центр.
Мы нашли два решения этой дилеммы в рамках штатного функционала: связку «Контакт + Компания» и модуль «Смарт-процессы». Взвесив все за и против с учётом функциональности тарифов, мы остановились на первом варианте.
В результате этого этапа мы перенесли базу детей и их родителей, связав их между собой. Для базы детей был задействован модуль CRM «Контакты», для базы родителей — «Компании».
Организация записи на занятия
Мы оцифровали процедуру ведения записи посещений — теперь записи доступны в виде электронной таблицы или календаря. Также можно ознакомиться с расписанием каждого конкретного специалиста в отдельности.
Доступен просмотр записей на месяц, неделю и день:
Легко переключиться между разными типами записей помогают быстрые фильтры:
В карточке ребёнка можно посмотреть историю его посещений:
Автоматизация повторной записи
Большинство ребят посещает центр регулярно по единому расписанию, иногда годами. Из этого возник ключевой вызов нашего проекта — избавить администраторов от необходимости вносить каждое посещение заново, автоматизировав этот процесс.
Мы придумали алгоритм — сложный внутри и простой в использовании — в рамках которого происходит автономная генерация новой записи на постоянное занятие с шагом даты на одну неделю. Теперь для записи постоянного клиента на следующую неделю администратору достаточно сделать пару нажатий.
Интеграция телефонии
Подключили облачную телефонию Билайн — запись каждого входящего и исходящего вызова клиенту регистрируется системой:
Результат
Прозрачность записи и истории посещений
Запись не только стала более удобной, но и начала формировать всеобъемлющую картину по работе центров. История посещений каждого ребёнка доступна в пару нажатий, открылись возможности для автоматизации оповещений, документооборота и маркетинга. Записи всех телефонных разговоров попадают в карточку родителя.
Автоматическая перезапись на занятие
Администратором не нужно дублировать информацию вручную, перезапись на следующую неделю происходит автоматически.
Возник интерес?
Проконсультируем с учётом вашей специфики и поможем сделать работу компании лучше.
