Отрасль
Производство и продажа мебели.
Задача
Построить систему работу с нуля к запуску компании: продажи, коммуникации, производство и отгрузки.
Результат
✅ Заказы ведутся в Битрикс24 от А до Я;
✅ Производство работает в Битрикс24;
✅ Интегрированы все источники заявок;
✅ Настроен прием оплат через CRM.
Год 2022
Инструмент Битрикс24

Экспозиция

О заказчике

Студия-мастерская Алисы Шараниной создает авторскую мебель и плитку терраццо в стиле природного минимализма.

Предыстория

Коллеги обратились к нам с необычным запросом – необходимо было создать цифровую систему компании к моменту официального запуска бренда. Процессы продаж, производства и документооборота предстояло спроектировать вместе с заказчиком с нуля.

Такой подход, хоть и совершенно правильный, на деле редок: не каждый руководитель понимает важность построения инфраструктуры с «нулевого дня». В то же время, поступательный ввод в эксплуатацию программных модулей одновременно с новыми бизнес-процессами – здоровая и сознательная инвестиция, возвращающая быстрые дивиденды в виде экономии средств бизнеса и создания возможности для быстрого масштабирования без ущерба для качества услуг.

Мы не рекомендуем дожидаться, когда информационная система станет нужна просто от безысходности. Готовьте сани летом!

Реализация

1. Провели предпроектное исследование

Как и всегда, работу мы начали с предпроектного интервью, в ходе которого мы сформировали углубленное понимание процессов компании. В случае со Студией-мастерской, понимание формировалось как у нас, так и у клиента: тестируя и обсуждая возникающие идеи с руководством компании, мы создавали «идеальную картинку» внутренней работы.

Итоговая BPMN-схема процесса.

Такой подход к процессу имеет свои подводные камни: легко увлечься и построить воздушный замок, выдавая желаемое за действительное, что чревато неудачным завершением внедрения, так как система не решает реальные задачи бизнеса. Избежать этой ловушки нам помогла совокупность нескольких факторов: опыт клиента в управлении в целом и отрасли в частности; наш опыт схожих проектов; качественная коммуникация между нами и заказчиком.

2. Перенесли номенклатуру и интегрировали сайт

Первым шагом подготовки системы к работе стало подключение всех возможных источников данных и импорт необходимой для работы информации.

Во-первых, мы перенесли номенклатуру с сайта компании, работающего на Tilda.

Номенклатура в Битрикс24. Модуль «Товары» позволяет создавать как товары, так и услуги, создавать вариации и вести складской учет.

Во-вторых, с помощью Битрикс24.Маркет мы создали скрипт, автоматически добавляющий товар в карточку заказа с сайта (по умолчанию интеграция товаров Tilda и Битрикс24 не предусмотрена).

Часть карточки заказа. Слева можно увидеть список товаров, выбранных из каталога с прошлого скриншота. По умолчанию Tilda не интегрируется с этим модулем, но мы создали скрипт, решающий эту проблему.

3. Подключили коммуникации и оплату

В рамках настройки мы подключили почту, телефонию, WhatsApp и Telegram – все средства коммуникации с клиентами, используемые в компании. В результате всё общение с клиентами и партнерами стало регистрироваться в CRM с возможностью просмотра и прослушивания истории общения с клиентом в любой момент.

Интерфейс оплаты через CRM. Пару кликов, и клиенту в WhatsApp приходит ссылка для оплаты заказа удобным ему способом. Факт оплаты отображается прямо в карточке.

В самом начале проекта клиент выразил пожелание минимизировать контакты с клиентом до момента оформления и оплаты заказа – предполагалось всячески перенаправлять клиентов на сайт, по возможности не затрачивая ресурсы на избыточные коммуникации. По своему опыту решения схожих задач мы знали, что такой подход не работает – покупая товары высокого ценового сегмента, большинство клиентов хочет прежде связаться с продавцом, уточнить все интересующие его вопросы и убедиться в правильности сделанного им выбора. Лишь единицы оплачивают товары на сайте до получения консультации.

Чтобы минимизировать потери клиентов после консультаций и увеличить конверсию, мы предложили клиенту подключить модуль CRM.оплата, позволяющий принимать оплату за заказы клиента прямо в Битрикс24. Теперь после консультации можно в несколько кликов выслать клиенту ссылку для покупки интересующей его позиции прямо в мессенджер. Очень удобно! К нашему сюрпризу, этот метод пригодился даже на выставках.

4. Оцифровали pre-sale, продажи, производство и отгрузки

Взяв за основу схему бизнес-процесса, созданную нами по результатам предпроектного исследования, мы приступили к настройке CRM под потребности клиента.

Первым делом мы подготовили систему к работе с pre-sale, использовав модуль Лиды. При этом, если с сайта поступает оплаченный заказ, он сразу попадает в Сделки благодаря срабатыванию автоматизации.

Все созданные заявки сначала попадают в статус Не обработан. После взятия в работу менеджер начинает продвигать заявку по стадиям.
Внутренний поиск и система быстрых фильтров позволяет быстро переключаться между разными категориями информации, нужными для работы.
Позвонить или написать клиенту можно прямо из воронки, не переходя в карточку.
Система уведомлений Push CRM подскажет, что требует внимания менеджера.

Воронка лидов, то есть первичных заявок клиентов, требующих квалификации.

Затем мы оцифровали работу с заказами, производством и отгрузками. Для заказов мы использовали модуль Сделки, а для производства и отгрузки создали индивидуальные модули Производство и Отгрузки, использовав возможности Смарт-процессов Битрикс24.

Карточка заказа, производства и отгрузки. Для каждой – свой реестр и свои настройки.

Все модули связаны между собой: по мере прохождения заказа по системе к Сделке привязывается в начале карточка связанного с ней и созданного на её основании Производства, а затем карточка Отгрузки.

При этом производств и отгрузок может быть несколько – например, если заказ отгружается и производится частями. Кроме того, карточки могут быть и независимы от заказа: к примеру, если предмет создается не под заказ, а в рамках пополнения склада.

Итоги проекта

✅ Заказы ведутся в Битрикс24 от А до Я;
✅ Производство работает в Битрикс24;
✅ Интегрированы все источники заявок;
✅ Настроен прием оплат через CRM.

Спустя несколько месяцев после начала деятельности, Студия-мастерская активно производит и продает свою авторскую продукцию, выставляется на выставках и сотрудничает с дизайнерами по всей России. Битрикс24 стал частью повседневной жизни организации, органично войдя в рабочие процессы, чьи контуры стали прорисовываться всё более ясно по мере прохождения времени.

Мы продолжаем помогать Студии на этом пути в рамках нашей услуги поддержки и сопровождения; кроме того, на следующий год запланировано расширение использования Битрикс24 на партнерские направления бизнеса в других сферах.

Хотите такой же результат?
Внедрим систему в вашей компании и найдем упущенную прибыль.
Обратно к списку

Related projects