Отрасль
Ремонт и обслуживание корпоративной оргтехники с доставкой.
Задача
Перенести работу с заказами в современную систему.
Результат
Перенесена информация о клиентах;
✅ Работа с заявками успешно ведётся в Битрикс24;
✅ Интегрированы коммуникации;
✅ У водителей появился цифровой маршрутный лист.
Год 2022
Инструмент Битрикс24

Экспозиция

О заказчике

CPS – сервисная компания, предоставляющая профессиональные услуги по заправке картриджей и их восстановлению, а также осуществляющая промышленный рециклинг, ремонт принтеров, МФУ и плоттеров, ремонт-настройку ПК и ЛВС в Санкт-Петербурге.

Предыстория

Клиент обратился к нам после неудачного опыта с другими интеграторами, повторившегося дважды: в обоих случаях работы были не выполнены или выполнены некачественно. Этим объяснялось осторожное отношение заказчика и к нам – заручиться доверием удалось не сразу.

Основными задачами, обозначенными на старте проекта, стали корректный перенос значительной базы клиентов (перед нами его уже проделал другой интегратор, но неудачно) и перенос работы из старой самописной CRM-системы.

Реализация

1. Собрали требования

Первоначальное недоверие не сказалось на рабочем процессе, скорее, повысило планку, которой нам нужно было соответствовать. В практической плоскости диалог сразу получился конструктивным – собственник компании четко понимал свою потребность и пожелания к системе, был технически подкован и открыт к диалогу.

Тем не менее, первый блин получился комом: хотя после проведения предпроектного интервью мы с энтузиазмом приступили к составлению схемы процесса в попытке оптимизировать многочисленные «аналоговые» процессы в компании, при её чтении быстро стало понятно, что это не то, чего от нас ждал заказчик: максимально безболезненного переноса существующих процессов, без их улучшения, на современные инструменты, чтобы создать условия для улучшений в будущем.

После того, как мы это поняли, работа начала продвигаться семимильными шагами: кардинально упростив схему процесса и оставив в ней только самое фундаментальное, мы согласовали её и приступили к реализации.

2. Подготовили к работе базу клиентов

Самый большой вызов проекта.

За годы работы CPS накопила масштабную клиентскую базу, которую нам предстояло бережно и без потерь перенести в Битрикс24. Дьявол поджидал в деталях: предоставленные данные требовались существенной обработки перед переносом, что, с учетом многотысячного объема, представляло серьезную трудность.

Наши предшественники решили проблему просто – перенесли данные «как есть», выполнив работу по формальным критериям. Работать с таким материалом не представлялось возможным, и, как результат, перед переносом нам предстояло прежде удалить этот массив.

Обычно в таких случаях мы предлагаем две опции: самостоятельную подготовку данных по нашей инструкции, или помощь в поиске фрилансера. Хотя второй вариант требует дополнительных затрат, на практике он предпочтителен: на вид тривиальная работа может легко занять сотрудника на недели, при этом почасовая ставка копирайтера как правило невысока.

Способов автоматической обработки инструментов Excel не было: данные были перемешаны и склеены в случайном порядке, к тому же, частью работы было совмещение двух баз данных, содержащих в себе разную информацию об одних и тех же клиентах.

Обсудив ситуацию с клиентом, мы подобрали фрилансера для этой задачи. Всю масштабность фрилансер, несмотря на свою добросовестность, понял не сразу, в силу чего ощутимо её недооценил.

Так выглядит таблица контрагентов в системе. Каждая строчка – это карточка, к которой привязаны контактные лица, реквизиты и вся история взаимодействий, от звонков до выездов.

Это, а также то, что некоторые особенности и дополнительные условия (например, нюансы разнесения информации по ячейкам) мы узнавали уже в процессе, по мере уточнения требований клиента при столкновении с той или иной проблемой, замедлило выполнение задачи. Тем не менее, пройдя через несколько итераций и даже осуществив один неудачный импорт, мы смогли удовлетворить поставленные требования.

3. Перенесли ключевые процессы в Битрикс24

Большая часть услуг компании начинается с выезда на адрес – будь то водителя или инженера. Правильно построить маршрут, вовремя доставить и забрать оборудование или расходные материалы – процесс, от которого больше других зависит функционирование компании. Именно его видит клиент.

Так как старая система носила характер справочника без статусов и воронок, перед нами стояла задача интерпретировать существующее так, чтобы, с одной стороны, предельно упростить работу в системе, с другой – решить поставленную задачу.

Основное рабочее пространство менеджера. Для водителей тоже созданы условия – можно работать на мобильном – но их подключение к системе пока отложено.

Второй важнейшей задачей стало формирование маршрутного листа, причем он должен был формироваться прямо на основе воронки CRM. Мы решили её с помощью Конструктора отчетов: сотруднику достаточно зайти на страницу отчета, отфильтровав его при необходимости, выгрузить его в Excel и отправить на печать.

Динамическая таблица позволяет быстро генерировать бумажные маршрутные листы по нужной выборке.

Итоги проекта

Перенесена информация о клиентах;
✅ Работа с заявками успешно ведётся в Битрикс24;
✅ Интегрированы коммуникации;
✅ У водителей появился цифровой маршрутный лист.

Простой снаружи и непростой внутри, этот проект испытал нашу готовность идти до конца ради результата в формальных, технических аспектах. Сотрудники клиента встретили изменения спокойно и в деловом ключе: система быстро вошла в полноценную эксплуатацию, а старую CRM перевели в режим «только для чтения».

Хотите такой же результат?
Внедрим систему в вашей компании и найдем упущенную прибыль.
Обратно к списку

Related projects