Отрасль
Финансовый и бухгалтерский аутсорсинг.
Задача
Автоматизировать ведение учета клиентов, оцифровать документооборот.
Результат
Выручка выросла на 34% 🚀
Производительность выросла на 25%
Цикл сделки сократился на 15%
Расход времени на документы упал на 75%
Год 2022
Инструмент Битрикс24
Экспозиция
О заказчике
Компания «Гибадуллин и Партнеры» оказывает финансовые и бухгалтерские услуги в Татарстане. В компании можно заказать финансовый аудит, построение управленческого учета, ведение финансов и бухгалтерии.
Услуги компании можно отнести к среднему или высокому целевому сегменту, как следствие, проекты обычно комплексные и ведутся долго.
Как работали раньше
Продажи
Обработка входящих заявок была на совести менеджеров, а учёт поступивших обращений вёлся каждым самостоятельно.
Базы активных продаж велись в таблицах Excel, у каждого — своя таблица. У руководителя не было инструментов для оценки объемов проделанной работы.
Ведение проектов
Для хранения файлов по проектам использовались компьютеры сотрудников, обмен файлами происходил через мессенджеры и электронную почту. Это затрудняло совместную работу над файлами и приводило к ошибкам: например, при случайной передаче в работу нефинальной версии документа. Задачи ставились устно.
Документооборот
Счета и акты заносились в 1С бухгалтером по запросу сотрудников, системный контроль подписания документов контрагентами не вёлся. Каждое действие отнимало много времени, возникали ненужные риски, когда работа уже велась, а договор всё ещё не был подписан.
Реализация
1. Создали единую базу клиентов
Мы привели все базы клиентов в единый вид и перенесли в систему. Для каждого отдела мы настроили свои права:
— Менеджеры по продажам, руководители и менеджеры проектов по умолчанию видят только своих клиентов, не могут удалять или экспортировать карточки;
— Главный бухгалтер видит всех клиентов, но не может их удалить или экспортировать;
— Руководители имеют полный доступ.
До внедрения общей клиентской базы не существовало, каждый менеджер вёл базу по-своему, системного доступа у руководителя не было. После внедрения вся база приобрела единый вид, а руководитель получил инструменты контроля.
2. Подключили коммуникации
Первым делом мы:
— Подключили общую почту и настроили доступы нескольким сотрудникам для обработки;
— Подключили рабочие почты каждому сотруднику;
— Интегрировали корпоративную телефонию.

Далее, используя дополнительные сервисы, мы подключили рабочие WhatsApp и Telegram, после чего настроили очередь обработки сотрудниками: теперь всё общение с клиентами ведется в режиме «одного окна» в чате Битрикс24.

В результате все коммуникации с клиентом регистрируются системой автоматически. История переписки, записи звонков и коммерческие операции по клиенту легко доступны и позволяют быстро вернуться в контекст клиента даже спустя месяцы или годы.

Чаты, электронные письма и телефонные звонки открываются прямо внутри системы,  со всеми коммуникациями можно комфортно работать в одном окне.
3. Оцифровали продажи
Мы настроили воронку работы с входящими обращениями и исходящими продажами:
— Все входящие обращения автоматически регистрируются системой и распределяются между менеджерами;
— Базы активных продаж готовятся в едином формате, после чего легко импортируются в систему для дальнейшей работы;
— Каждый менеджер видит только свои заявки и своих клиентов.
Уведомления о забытых клиентах
Если входящая заявка слишком долго остается необработанной, менеджеру и его руководителю приходят уведомления. Кроме того, уведомления приходят, если лид отмечен как неудачный. Это гарантирует добросовестность работы сотрудников, а также позволяет вернуть заявку в работу, если она не была отработана до конца.
Вот так уведомление выглядит в мобильном приложении Битрикс24. При нажатии на него руководитель сразу попадёт в заявку.
Автоматизация работы менеджера
Если раньше менеджеры зачастую работали по памяти, то теперь система фокусировки внимания Битрикс24 позволяет им видеть всё необходимое для работы на одном экране. В начале каждого дня система сама формирует список дел для выполнения по текущим заявкам. Задача менеджера — довести счетчик дел до нуля в течение рабочего дня. Если счетчик не горит, значит все оперативные дела выполнены и можно перейти к дополнительным. Или отдохнуть 🙂.
Дела можно вывести в виде списка и просто выполнить их по порядку. Во вкладку попадут запланированные звонки и встречи, поставленные задачи.
Прозрачная работа
В результате оцифровки руководитель получил полную картину происходящего и инструменты контроля, как оперативного, так и стратегического. Появилась возможность быстро оценить работу сотрудника, при необходимости — принять участие в продаже. Открылась дорога к построению более гибкой системы мотивации.
4. Ускорили и упростили ведение проектов
Работа компании логически разделена на два потока — разовые услуги и постоянное обслуживание. Мы создали две воронки для работы с каждым из них.
Лёгкая и гибкая фильтрация позволяет быстро выводить на экран только ту информацию, которая нужна прямо сейчас. Пример: все заявки менеджера за прошлый месяц на сумму более 100 тысяч рублей.
Все созданные сделки сначала попадают в статус Новая. После взятия в работу менеджер начинает продвигать заявку по стадиям.
Связаться с клиентом, написать или позвонить, можно прямо из канбана.
На карточке находится вся необходимая информация о заказе. Карточка настраивается. Нажав «Дела», можно ознакомиться со всем списком запланированных задач.
Счетчики укажут, что требует немедленного внимания.
Нажав сюда, можно перейти в другую воронку: в нашем случае в воронку ежемесячного обслуживания.
Списки лидов и сделок можно вывести в виде канбан-доски или простого табличного списка. На скриншоте представлен первый вариант: нажмите на мигающие точки, чтобы узнать больше.
Контроль оплат
В карточке каждой сделки фиксируется статус её оплаты, будь то аванс, полная предоплата или оплата по факту подписанию актов. Система не позволяет закрывать сделки, которые не были полностью оплачены.
Контроль хода работ
Аккаунт-менеджер обязательно фиксирует ход проекта в ленте сделки несколько раз в неделю. С полным ходом работ по проекту можно ознакомиться, перейдя в модуль «Задачи и проекты» по ссылке, которая прикрепляется к карточке.
Нажав на эту кнопку, можно создать документ по выбору в 1С. Документ прикрепится к сделке и проведется в 1С, реквизиты контрагента уже будут указаны.
При нажатии на эту кнопку автоматически сгенерируется договор. Все реквизиты клиента и информации о заказе уже будут в документе.
Лента событий содержит исчерпывающую информацию о ходе сделки: коммуникациях, внутренних процедурах, задачах, встречах и документах. События можно фильтровать — это удобно, когда сделка длится долго.
В левом блоке содержится вся справочная информация по сделке: сумма заказа, данные клиента, информация о оказываемой услуге, статус оплаты, источник, тип и так далее. Сам блок и поля в нём гибко настраиваются.
Стадию воронки можно изменить одним нажатием изнутри карточки. Информация об этом запишется в историю. Сейчас, к примеру, сделка находится на стадии «Проведение работ».
Карточки лидов, сделок, контактов и компаний выглядят очень похоже. Это облегчает навигацию по системе и её освоение.
Учет первичных документов
После завершения работ сделка переходит в статус «Закрывающие документы». Система создает задачи для аккаунт-менеджера на формирование и подписание акта выполненных работ.
Ленту Сделки следует читать снизу вверх: система автоматически поставила менеджеру задачи, после чего он сгенерировал нужные документы нажатием одной кнопки, отправил их клиенту и отметил задачи как выполненные.
Автоматические регулярные сделки
Каждый месяц система автоматически создает новые заказы на обслуживание, сразу перенося всю необходимую информацию.
Проще и понятнее
Статус каждого проекта нагляден, его легко узнать. Работа аккаунт-менеджеров значительно упростилась: больше не надо держать в голове всю информацию по всем текущим заказам. Благодаря контролю получения оплат уменьшилась дебиторская задолженность. Первичную документацию стало значительно легче вести, все документы своевременно подписываются, на работу с ними уходит намного меньше времени.
5. Внедрили проектное управление
До внедрения Битрикс24 работе над проектами не хватало системности: каждый специалист использовал собственные инструменты для управления задачами (а кто-то и не использовал вовсе). Местами концентрации информации о работе над проектом были электронная почта и переписки в мессенджерах.
Мы запустили в работу модуль «Задачи и Проекты»: теперь перед началом работ обязательно создается отдельный Проект со своей канбан-доской, в который добавляется весь список задач и все участники проекта. Коммуникация по проекту ведется во встроенном в Битрикс24 корпоративном мессенджере, обмен файлами — в облачном Диске Битрикс24, работа над документами — через встроенный редактор Битрикс24.Документы.
Благодаря внедрению модуля удалось сократить количество используемых инструментов и объединить разные направления работы в одной системе. Это позволило сократить трудозатраты на проекты на четверть, при этом повысив качество услуг.
Список проектов покажет, чему необходимо уделить внимание. У каждого проекта есть свои папка на Диске, чат и календарь. Список задач и сами задачи гибко настраиваются.
6. Радикально ускорили документооборот
Интегрировали 1С
Мы подключили модуль «1С: Бэкофис 2.0», который позволяет создавать документы 1С прямо в Битрикс24. Один только этот шаг сразу решил несколько проблем: создание первичных документов больше не делегируется главному бухгалтеру, при этом сам процесс создания документов драматически ускорился. В результате высвободилось несколько часов чистого рабочего времени в неделю.
При нажатии на ссылку счет откроется в 1С прямо внутри Битрикс24.
Автоматизировали подготовку документов
90% сделок компании заключается с использованием типового договора. До внедрения договор каждый раз готовился вручную: проверялась нумерация, копировались и вставлялись реквизиты клиента, а также детализация услуг.
Мы настроили шаблоны типовых договоров: теперь они создаются нажатием одной кнопки. Вся необходимая информация уже содержится в документе, остается только сохранить его и отправить на подписание.
Если раньше подготовка пакета документов занимала до часа, то теперь стало занимать несколько минут. В целом, нововведение позволило сократить средний расход времени компании на подготовку сопровождающих сделку документов на 75%.
Договор сформировался нажатием одной кнопки. Все реквизиты и информация о заказе автоматически подставились в документ. Осталось только распечатать!
Создали реестр договоров
Ручной учет подготовки и подписания договоров значительно замедлял работу, а необходимость каждый раз уточнять статус документа у коллег создавала риски ошибок.
Используя модуль «Смарт-процессы», мы создали систему учета договоров и их подписания: теперь статус документа доступен в несколько кликов, а в коммуникациях с контрагентами наступил полный порядок.
Сотрудники создают запись в учетной системе в несколько кликов, за несколько секунд формируют документ и далее фиксируют способ подписания (физическая копия или ЭДО) и его статус. Вся информация о заключенных соглашениях прикрепляется к карточке контрагента.
Итоги проекта в цифрах
Интеграция Битрикс24 в работу компании и оцифровка всех ключевых процессов радикально повысили конкурентоспособность компании и отразилась на её результатах, в первую очередь финансовых. Метрики, которые нам удалось снять по результатам проекта, отражают лишь часть коренных изменений в жизни компании:
— 📑 Сократились 3/4 временных затрат на работу с документацией по сделкам;
— 💪🏻 Благодаря системной работе с лидами, срок с момента первого контакта с клиентом до заключения договора с ним уменьшился на 15%;
— 📈 По оценке руководства, производительность труда сотрудников выросла на четверть;
— 💰 Выручка компании при прежнем объеме поступающих заявок выросла на 34%.
Отзыв
hib-avatar--sq
Полное погружение в проблематику”
— Феликс Гибадуллин, “Гибадуллин и Партнеры”
Выбирали между тремя интеграторами системы Битрикс. Остановили свой выбор на Atira, и результат полностью превзошёл все наши ожидания. И речь не только об упрощении бизнес-процессов и повышении показателей эффективности, но и о взаимодействии. Всегда соблюденные дедлайны, полное погружение в проблематику, разъяснение всех непонятных вопросов — это именно то, с чем мы столкнулись. Выражаю огромную благодарность команде Atira за вовлечённость и высококачественное выполнение поставленных задач.
Хотите такой же результат?
Внедрим систему в вашей компании и найдем упущенную прибыль.

Похожие проекты